Переезд офиса: как перевозить документы

Обычно переезд офиса происходит в одночасье. Необходимо быстро начать работу на новом месте, но к любому переезду можно подготовиться, например сдать на ответственное хранение часть мебели или документов. Это практически то же самое, что и сезонное хранение шин. Если компания работает хотя бы несколько лет, то количество документации — это не пара папок, которые можно положить в портфель. Часто только для перевоза бухгалтерии требуются дополнительные машины.

Порядок упаковки документации

• 
  Сортируйте документы, складывая их в коробки согласно типу документов в папках.
  
   


• 
  Делайте подробный перечень того, что находится в папке.
  
   


• 
  Как можно плотнее укладывайте документы в коробки.
  
   


• 
  Оригиналы документов, касающиеся деятельности компании, и учредительные документы следует сдавать на ответственное хранение или же перевозить отдельно.
  
   


• 
  Проследите, чтобы грузчики хорошо заматывали коробки скотчем.
  
   


• 
  В грузовом отсеке коробки должны располагаться очень плотно – это убережёт документы даже в случае тряски или резкой остановки.

В какой последовательности перевозить документы?

Не стоит перевозить бумаги в первую очередь. Разгружая их в пустой комнате, велика вероятность, что они затеряются. К тому же в новом офисе ещё нет сотрудников, ответственных за документацию. Сегодня переезды организовываются оптимизированно: одна бригада разбирает и грузит мебель в старом офисе, а другая разгружает и, соответственно, собирает их в новом. Значит, к моменту погрузки документов шкафы уже будут собраны, и вам останется лишь проследить, чтобы коробки были поставлены в шкафы.

Распаковываем, не откладывая на потом

Хорошо, если вы распакуете коробки в день переезда. Так будет проще понять, все ли документы доехали. Ведь в случае, если часть документов осталась в машине или старом офисе, через неделю, а тем более через месяц искать уже будет нечего. Ведь в процессе переезда грузовик может изменить маршрут, чтобы воспользоваться услугой мобильный шиномонтаж, например. А любое отклонение от маршрута чревато потерями груза.